Resumo
O cliente acompanha produtos, vendas, compras e stock em ficheiros separados, o que torna as atualizações e os relatórios repetitivos.
A solução tornou-se um livro controlado em Excel e VBA para stock, encomendas e relatórios.
O software foi criado para reduzir o trabalho manual de stock e o tempo necessário para preparar informação comercial fiável.
História do cliente
O cliente é um distribuidor de produtos da Roménia. Gere produtos, vendas, compras, fornecedores e stock em Excel, enquanto trata encomendas de clientes e faturas.
Manter os saldos atualizados custa tempo à equipa. As movimentações de stock, as informações de vendas e os registos de compras têm de permanecer ligados à medida que os produtos são recebidos, expedidos, utilizados ou devolvidos.
O pedido era simples: automatizar as atualizações de inventário a partir das transações de stock, apresentar claramente o desempenho do inventário e das vendas, gerar relatórios e importar dados existentes dos ficheiros já utilizados.
A solução foi concebida em torno de um livro controlado com formulários de transações, tabelas protegidas, painéis, vistas de relatórios e fluxos de importação. O processamento de encomendas, as faturas e os alertas de stock foram disponibilizados como módulos ligados.
O cliente pediu
- Atualizar o inventário a partir de vendas, compras, receções, expedições, saídas e devoluções
- Apresentar painéis, gráficos, KPIs, filtros e análise de tendências
- Gerar relatórios de inventário, vendas, compras, valorização e atividade diária
- Importar dados existentes e atualizar relatórios a partir dos ficheiros de origem
Porque o software pronto a usar não se adequava
Os produtos de automação de armazéns concentram-se em robôs, veículos automatizados e operações de movimentação de materiais, enquanto este cliente precisava de transações de stock, encomendas, faturas, importações e relatórios em Excel. O livro personalizado respondeu à forma já utilizada pelo cliente para gerir stock, vendas, compras e informações de fornecedores.
Visão geral do projeto
A solução foi concebida em torno do Microsoft Excel, com automação VBA, formulários, listas suspensas e tabelas protegidas. Assim, o distribuidor dispõe de um único local controlado para informações de stock, encomendas e fornecedores.
Para gerir a movimentação de stock, um ecrã de registo de transações regista vendas, compras e ajustes de stock. Os saldos atualizados são calculados a partir das transações registadas.
O painel de inventário apresenta o stock atual, os pontos de reposição e os alertas de stock baixo. Filtros, segmentações e ações de atualização mantêm a vista focada nos produtos ou períodos necessários.
A área de relatórios combina Tabelas Dinâmicas, tabelas de resumo e gráficos de tendências. Abrange informações de vendas, compras e ruturas de stock, com filtros para análise.
Foi dada atenção especial às importações e aos documentos comerciais. Ficheiros CSV e XML podem alimentar o livro, enquanto faturas e resumos podem ser preparados para exportação em PDF ou envio por email.
Principais funcionalidades entregues
- Atualizações automáticas de stock a partir de vendas, compras, receções, expedições, saídas e devoluções
- Atualizações em massa do stock dos produtos
- Gestão de registos do diário de stock
- Painel de inventário com alertas de stock baixo e pontos de reposição
- Relatórios de vendas, compras, inventário e ruturas de stock
- Gráficos, KPIs, filtros, segmentações e análise de tendências
- Processamento de encomendas de clientes
- Geração de faturas com detalhes dos produtos
- Importação de dados CSV e XML
