PROJETO

Software de Gestão de Relacionamento com Clientes para Fluxos de Vendas Integrados

Desenvolvimento de CRM personalizado, Gestão de leads, Configuração do pipeline de vendas, Automação de fluxos de trabalho, Integração com Zoho, Migração de dados, Transições entre projetos e contabilidade

  • Setor: Serviços profissionais
  • Letónia Localização: Letónia
  • Prazo de entrega: 16 semanas
  • Tecnologias: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
4+ meses

O trabalho de vendas deste cliente está distribuído por registos de CRM, folhas de cálculo e ferramentas de projetos. Isso faz com que a coordenação de clientes e vendas exija mais tempo manual. O software de gestão de relacionamento com clientes reúne estas atividades num espaço de trabalho baseado no Zoho. A solução recebe leads e registos de clientes e oferece à empresa de serviços profissionais um local integrado para gerir pipelines e acompanhamentos.

Resumo

Problema

O cliente gere o trabalho com clientes e vendas através de aplicações desconectadas, folhas de cálculo e sistemas antigos.

Solução

A solução tornou-se um espaço de trabalho Zoho personalizado para leads, pipelines de vendas, automação e operações integradas.

Resultado

O software foi criado para reduzir o trabalho manual e a repetição de tarefas, desde a gestão de leads até à entrega e à contabilidade.

História do cliente

O cliente é uma empresa de serviços profissionais da Letónia. Coordena leads, vendas e projetos através de várias aplicações empresariais.

As informações dos clientes e a atividade de vendas estão dispersas por ferramentas desconectadas. A empresa também gere o trabalho dos projetos em aplicações separadas.

O pedido era simples: configurar uma solução única, ligar ferramentas externas e migrar os dados existentes. Também solicitou a captura, o encaminhamento e as aprovações automáticas de leads. Pediu ainda a criação de orçamentos, faturação e acompanhamento de pagamentos automatizados.

A solução foi estruturada em torno do Zoho CRM e de aplicações Zoho relacionadas. Os módulos foram organizados de acordo com as regras da própria empresa.

As integrações e a automação foram adicionadas como partes independentes do espaço de trabalho.

O cliente solicitou

  1. Unificar CRM, projetos, contabilidade, marketing, suporte, RH, inventário e aplicações personalizadas.
  2. Ligar ferramentas, sites, formulários, pagamentos, ERP, comunicação e plataformas antigas.
  3. Migrar, limpar e uniformizar dados históricos dos sistemas existentes.
  4. Automatizar a captura e o encaminhamento de leads, acompanhamentos, aprovações, orçamentos, faturas e pagamentos.

Porque o software pronto não era adequado

Os produtos de encaminhamento de leads concentram-se em associar leads a contas e vendedores, enquanto as ferramentas de dados de CRM se focam na limpeza e organização de registos. Um espaço de trabalho Zoho personalizado cobre a captura de leads, os pipelines de vendas e as transições para projetos. Também inclui sincronização contabilística, migração de dados e relatórios numa única solução.

Visão geral do projeto

A solução foi desenvolvida em torno do Zoho CRM como principal espaço de gestão de clientes e vendas. Ela reúne leads, negócios e acompanhamentos em um só lugar.

Para gerir operações integradas, o Zoho Projects e o Zoho Books foram disponibilizados como partes relacionadas da solução. O Zoho Forms, o Zoho Campaigns e o Zoho Desk ampliam o espaço de trabalho para processos empresariais conectados.

O Zoho Creator e o Zoho Flow dão suporte a conexões adicionais.

O encaminhamento de leads e a automação de fluxos gerem atribuições e transições de etapas. As notificações e aprovações seguem o processo de vendas do cliente.

Os registos históricos são importados de folhas de cálculo, CRMs antigos e outros sistemas. O mapeamento e a validação de campos apoiam a migração.

Foi dada especial atenção aos sistemas e regras existentes do cliente. APIs e webhooks ligam plataformas externas.

O Deluge e o Zoho Flow reduzem as etapas manuais entre aplicações.

Principais funcionalidades entregues

  • Captura e gestão de leads
  • Pipelines de vendas e etapas de negócios personalizados
  • Encaminhamento e acompanhamentos automáticos de leads
  • Aprovações, orçamentos, faturação e acompanhamento de pagamentos
  • Transições do CRM para projetos
  • Sincronização do CRM com a contabilidade
  • Migração e limpeza de dados históricos
  • Campos e módulos personalizados
  • Painéis e relatórios de vendas

Pode ser adicionado

+ Gestão de documentos + Extensões de fluxos de pagamento + Acompanhamentos por WhatsApp + Módulos personalizados adicionais + Migração de dados de outros sistemas

Quem mais pode utilizar esta solução

Estas empresas enfrentam uma tarefa semelhante, e a mesma solução pode ser adaptada aos seus fluxos de trabalho de clientes, vendas, entrega e suporte.

Uma empresa de contabilidade

Tarefa Precisa de coordenar pedidos, registos de clientes, propostas, trabalho recorrente, documentos e faturação.
Como a solução ajuda A solução liga a gestão de leads às transições entre projetos e contabilidade num único espaço de trabalho de clientes.

Uma agência criativa

Tarefa Precisa de gerir potenciais clientes, etapas de vendas, entrega de projetos, aprovações e comunicação com clientes.
Como a solução ajuda A solução liga pipelines, acompanhamentos, registos de projetos, documentos e histórico de atividades.

Uma empresa de serviços de construção

Tarefa Precisa de organizar pedidos, orçamentos, aprovações, projetos, documentos e registos de pagamentos.
Como a solução ajuda A solução liga os processos de vendas aos registos de projetos e contabilidade, mantendo os acompanhamentos visíveis.

Stack tecnológico

Python

Serviços de integração de CRM

O Python suporta serviços que trabalham com APIs do Zoho CRM e fluxos de dados relacionados.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Serviços de integração e automação

O Node.js suporta o Zoho Catalyst, ligações ao CRM e serviços de integração de aplicações.

PHP

Integrações de sistemas empresariais

O PHP suporta ligações a serviços de CRM, contabilidade, pagamentos e faturas.

zohocrmsdk8-0

Acesso à API do Zoho CRM

zohocrmsdk8-0 (uma biblioteca Python para as APIs do Zoho CRM v8) liga o espaço de trabalho ao Zoho CRM.

zcatalyst-sdk-node

Serviços do Zoho Catalyst

zcatalyst-sdk-node (um SDK Node.js para o Zoho Catalyst) suporta serviços de aplicações baseados no Zoho.

pyxero

Acesso à contabilidade Xero

pyxero (uma biblioteca Python para a API de contabilidade Xero) suporta ligações ao sistema contabilístico quando necessário.

invoice2data

Extração de faturas em PDF

invoice2data (uma biblioteca Python para extrair dados de faturas em PDF) lê informações de faturas para fluxos contabilísticos.

PDF

Gestão de documentos

Os ficheiros PDF contêm documentos que o espaço de trabalho pode processar ou anexar aos registos de clientes.

Zoho CRM

Registos de clientes e vendas

O espaço de trabalho troca leads, contactos, contas, negócios, etapas e atividades com o Zoho CRM.

Zoho Projects

Transições para projetos

Os registos do CRM transferem informações de transição para projetos para o Zoho Projects.

Integrações

Zoho CRM

O espaço de trabalho troca leads, contactos, contas, negócios, etapas e atividades com o Zoho CRM.

Zoho Projects

Os registos do CRM transferem informações de transição para projetos para o Zoho Projects.

Zoho Books

As informações de clientes e negócios ligam-se aos registos contabilísticos no Zoho Books.

Zoho Forms

Os envios de leads do Zoho Forms entram no processo de leads do CRM.

External tools and legacy platforms

APIs, webhooks, integrações de fluxos e ligações nativas trocam registos com ferramentas externas e sistemas antigos.

O resultado

O trabalho de vendas permanece visível desde o lead até ao acompanhamento

A área de trabalho de leads e pipeline oferece ao vendedor ou gestor uma visão de registos de leads, fontes de referência e etapas de negócios.

A barra de etapas do pipeline esclarece a posição atual das vendas, enquanto os filtros restringem a lista por origem ou responsável.

Como funciona

  1. O espaço de trabalho apresenta registos de leads, fontes de referência, dados de contacto, valores de negócios, etapas, responsáveis e histórico de atividades.
  2. A barra de etapas do pipeline apresenta os negócios de acordo com a etapa atual.
  3. O espaço de trabalho apresenta controlos de acompanhamento e tarefas junto ao registo do negócio.
Área de trabalho de leads e pipeline

Área de trabalho de leads e pipeline

Funcionalidades apresentadas neste ecrã
Gestão de leads Configurar pipelines de vendas Automatizar a gestão de leads Captar leads de plataformas

O encaminhamento de leads segue as regras do cliente

O ecrã de automação reúne regras de encaminhamento, transições de etapas e aprovações numa única área de configuração. A solução suporta a lógica de atribuição do cliente, em vez de forçar o processo de vendas a seguir uma sequência fixa.

Um registo do estado da automação apresenta o histórico de execução dos fluxos e o estado das notificações, oferecendo ao administrador do CRM um local claro para rever as ações automatizadas.

Como funciona

  1. O espaço de trabalho lê as origens dos leads, as regras de território ou atribuição, as etapas do pipeline, os responsáveis por tarefas e o estado das notificações.
  2. O mapa de transição de etapas representa a movimentação configurada entre as etapas do pipeline.
  3. O registo do estado da automação apresenta o histórico de execução dos fluxos.
Dica: As regras estão organizadas em torno das próprias etapas de vendas, atribuições e aprovações do cliente.
Regras de encaminhamento e automação de leads

Regras de encaminhamento e automação de leads

Funcionalidades apresentadas neste ecrã
Automação de CRM Automatizar a gestão de leads Mapear processos empresariais

Os registos de clientes, projetos e contabilidade permanecem ligados

O registo de transição reúne o resumo do cliente, o negócio relacionado e o estado do projeto. As ligações contabilísticas, os documentos e o histórico de comunicação permanecem disponíveis no mesmo registo de cliente.

O registo mantém estimativas ou faturas junto do projeto e do negócio relacionados.

Como funciona

  1. O espaço de trabalho apresenta dados de contactos e contas, etapa do negócio, estado do projeto, registos de estimativas ou faturas, documentos anexados e histórico de comunicação.
  2. A secção de transição para projetos apresenta o estado do projeto ligado.
  3. As ligações aos registos contabilísticos associam o registo do cliente às informações de estimativas ou faturas.
Registo de transição entre cliente e projeto

Registo de transição entre cliente e projeto

Funcionalidades apresentadas neste ecrã
Sincronizar Zoho CRM e Books Integrar produtos Zoho

É mais fácil analisar o desempenho das vendas

O painel transforma a atividade do pipeline, a conversão de leads e a atividade de vendas numa visão de gestão partilhada. Os gestores e analistas de vendas podem analisar a atividade por data ou responsável sem criar um relatório separado.

Gráficos do pipeline, visões de conversão, widgets de atividade e painéis de previsão mantêm os principais indicadores de vendas reunidos.

Como funciona

  1. O painel apresenta contagens de leads, etapas de negócios, atividade de vendas, registos de conversão e dados de previsão.
  2. O gráfico do pipeline mostra os negócios ao longo das suas etapas.
  3. Os filtros de data e responsável restringem as visões do painel.
Painel de desempenho de vendas

Painel de desempenho de vendas

Funcionalidades apresentadas neste ecrã
Acompanhar o desempenho das vendas Configurar pipelines de vendas Criar relatórios personalizados

É mais fácil controlar sistemas ligados e dados importados

A consola de integração e migração oferece ao integrador de sistemas ou gestor de dados uma visão clara das aplicações ligadas, dos mapeamentos de campos e dos registos importados. Os eventos de sincronização e os erros de validação são apresentados na mesma consola.

Isto apoia a migração de dados de folhas de cálculo, CRMs antigos e outros sistemas empresariais.

Como funciona

  1. A consola lista aplicações ligadas, campos dos sistemas de origem, campos mapeados, lotes de importação, eventos de sincronização e erros de validação.
  2. A tabela de mapeamento relaciona os campos do sistema de origem com os registos do CRM.
  3. O estado da importação e o registo de sincronização apresentam a atividade de migração e ligação.
Nota: Os erros de validação permanecem visíveis na consola para análise durante a migração.
Consola de integração e migração de dados

Consola de integração e migração de dados

Funcionalidades apresentadas neste ecrã
Integrar sistemas existentes Ferramentas de migração de dados Importar para o CRM

O que a solução oferece

Com esta solução, a empresa de serviços profissionais pode:

  • Captar e encaminhar leads usando as próprias regras do cliente
  • Gerir pipelines de vendas, aprovações, orçamentos e acompanhamentos
  • Ligar registos de clientes a projetos e contabilidade
  • Importar e uniformizar registos históricos
  • Analisar a atividade de vendas, conversões e previsões
  • Adicionar integrações e módulos à medida que os processos empresariais mudam

Os sistemas prontos poderiam realizar o trabalho?

Antes do desenvolvimento, a tarefa foi comparada com produtos prontos com base nas suas próprias descrições.

O que o cliente precisa Plataformas de encaminhamento de leads LeanData, LeadAngel Ferramentas de gestão de dados de CRM Insycle, Traction Complete, D&B Connect Plataformas de operações de receita Openprise, D&B Rev.Up ABX Solução personalizada
Unificar CRM e aplicações empresariais — — parcialmente
Ligar ferramentas e sistemas externos parcialmente parcialmente
Migrar e uniformizar dados históricos —
Automatizar fluxos de vendas e pagamentos — — —
Adequar-se às próprias regras do cliente: etapas, funções e relatórios — — —
Todas as etapas num só lugar — — —
Sem etapas manuais entre programas parcialmente parcialmente

Com base nas descrições públicas dos produtos e da sua categoria.

Os produtos prontos cobrem partes do encaminhamento de leads, da qualidade dos dados de CRM e das operações de receita. Um produto pronto é suficiente quando apenas uma destas áreas é necessária.

Este cliente precisava do seu próprio software porque as funções necessárias estavam distribuídas por produtos separados e não correspondiam totalmente às regras da empresa.

No final

No final, a solução foi criada para reduzir o trabalho manual desde um novo lead até às vendas e à transição para projetos.

Perguntas frequentes

Está a pensar em criar um sistema semelhante? Leia as respostas abaixo para perceber como a configuração do CRM, a integração, a migração e a automação funcionam em conjunto.