Resumo
A agência de vendas perde tempo a coordenar manualmente conversas do WhatsApp, atualizações do CRM, acompanhamentos e relatórios de campanhas.
A solução tornou-se um espaço integrado de WhatsApp e CRM para respostas, agendamento, encaminhamento e relatórios.
O software foi concebido para reduzir o trabalho manual e manter as mensagens com os clientes ligadas aos registos do CRM.
História do cliente
O cliente é uma agência de vendas do Reino Unido. Gere conversas de vendas, acompanhamento de leads e comunicação com clientes através do WhatsApp e de registos do CRM.
A gestão manual consome tempo quando é necessário alinhar conversas, alterações de etapas no CRM, acompanhamentos e atividade de campanhas. Os agentes também precisam de acesso ao histórico quando uma resposta automática é encaminhada para uma pessoa.
O pedido era simples: ligar o WhatsApp Business ou a Cloud API ao CRM da agência e a outros sistemas existentes, mantendo as respostas automáticas editáveis e a atividade das mensagens visível.
A solução foi estruturada em quatro áreas integradas: caixa de entrada de conversas, acompanhamentos agendados, relatórios de campanhas e definições de integração do CRM. Documentação, instruções de edição, notas de implementação e uma demonstração fizeram parte da entrega solicitada.
O cliente pediu
- Ligar o WhatsApp ao CRM, a bases de dados ou a sistemas empresariais existentes.
- Editar respostas usando modelos, palavras-chave, perguntas frequentes, agendamentos ou regras de conversa.
- Acompanhar entregas, leituras, respostas, falhas, interações e tempos de resposta.
- Fornecer código-fonte, materiais de configuração, documentação e uma demonstração.
Porque o software pronto não era adequado
As plataformas de marketing e campanhas prontas abrangem partes das mensagens automatizadas, mas as próprias descrições também apontam para funcionalidades em falta e problemas de integração. Este cliente precisava de conversas ligadas ao CRM e acompanhamentos baseados em etapas num único espaço integrado, com encaminhamento e relatórios adaptados às suas próprias regras.
Visão geral do projeto
A solução foi desenvolvida com base nas regras reais de mensagens da agência: mensagens recebidas no WhatsApp, alterações de etapa no CRM e atributos dos contactos podem definir a próxima ação. O horário comercial, as palavras-chave, as perguntas frequentes e o momento do acompanhamento também orientam as mensagens.
Para isso, foi disponibilizada uma caixa de entrada de conversas para mensagens recebidas e enviadas, modelos reutilizáveis e informações de contacto. Etiquetas e indicadores de estado apoiam a visão do agente, enquanto o encaminhamento para um agente mantém as conversas ligadas ao respetivo histórico.
Uma área separada de acompanhamento gere os acionadores das etapas do CRM e os intervalos de tempo. Também combina campos personalizados com modelos e mensagens agendadas, incluindo controlos para pausar ou editar campanhas.
Os relatórios de campanhas reúnem segmentos de público, pré-visualizações de modelos e agendamentos. Resumos de entrega, dados de leitura, métricas de interação e exportações CSV facilitam a análise da atividade das campanhas.
A área de integração foi concebida para credenciais de API, mapeamento de contactos e negócios do CRM e eventos de webhook. Estados de entrega, registos de erros, configuração de modelos e documentação continuam disponíveis na mesma área de definições.
Principais funcionalidades entregues
- Caixa de entrada do WhatsApp com histórico de mensagens
- Respostas automáticas através de modelos, palavras-chave, perguntas frequentes e regras
- Acompanhamentos por etapa do CRM com controlos de tempo
- Agendamento de mensagens personalizadas
- Encaminhamento para agente com etiquetas e indicadores de estado
- Relatórios de entrega e interação de campanhas de transmissão
- Mapeamento de contactos e negócios do CRM
- Eventos de webhook, registos de erros e ligações para documentação
- Exportações de conversas ou entregas em CSV e JSON
