PROJETO

Automação de fluxos de trabalho com Power Automate para Microsoft 365

Desenvolvimento de software personalizado, Desenvolvimento em Power Apps, Automação de fluxos com Power Automate, Integração com SharePoint, Integração com Microsoft 365, Automação de aprovações, Relatórios e dashboards

  • Setor: Serviços profissionais
  • Suíça Localização: Suíça
  • Prazo de entrega: 16 semanas
  • Tecnologias: PHP, Python
4+ meses

Este cliente é uma empresa de serviços profissionais da Suíça. As suas equipas gerem aprovações, pedidos e documentos no Microsoft 365, enquanto a introdução repetitiva de dados e os relatórios consomem tempo. A solução é uma automação personalizada de fluxos com Power Automate e interfaces Power Apps. Recebe pedidos, registos e eventos de fluxo e fornece à empresa decisões de aprovação, tarefas atribuídas, notificações, conteúdos do SharePoint atualizados e relatórios operacionais num único processo ligado.

Resumo

Problema

A empresa gere aprovações, registos e documentos através de processos do Microsoft 365 desconectados.

Solução

A solução tornou-se uma área de trabalho ligada em Power Apps e Power Automate para pedidos, aprovações e relatórios.

Resultado

Foi concebida para reduzir o trabalho manual e o tempo gasto a transferir informações entre processos empresariais.

História do cliente

O cliente é uma empresa de serviços profissionais da Suíça. Gere aprovações, pedidos e documentos no Microsoft 365.

As equipas administrativas e financeiras tratam da introdução repetitiva de dados, documentos e relatórios. Os sites, listas e bibliotecas de documentos do SharePoint também exigem uma gestão coordenada de conteúdos.

O pedido era simples: criar aplicações Power Apps para automatização de fluxos, ligar o Power Automate às ferramentas Microsoft 365 da empresa, automatizar as comunicações dos fluxos e fornecer relatórios operacionais.

A solução foi estruturada em torno das regras próprias e dos dados existentes da empresa. Foi organizada em ecrãs de pedidos e aprovações, registos do SharePoint e relatórios.

As integrações modulares deixaram espaço para futuras extensões.

O cliente pediu

  1. Criar Power Apps para aprovações, acompanhamento de tarefas e operações empresariais
  2. Ligar o Power Automate ao Microsoft 365 e aos sistemas empresariais
  3. Automatizar notificações, lembretes, emails e atribuições de tarefas dos fluxos
  4. Fornecer relatórios, dashboards, análises e geração automatizada de relatórios

Porque o software pronto não se adequava

Os produtos prontos de gestão de fluxos abrangem a automatização de processos, aprovações e coordenação de tarefas, mas as suas interfaces e possibilidades de personalização podem não se adequar à operação desta empresa. Foi necessário software personalizado para definir as etapas dos fluxos de acordo com os protocolos e procedimentos do cliente, mantendo os dados do Microsoft 365 ligados.

Visão geral do projeto

A solução foi concebida com base no Power Apps para submeter pedidos, rever aprovações e acompanhar tarefas. Aplicações canvas ou orientadas por modelos fornecem a interface para os processos específicos da empresa.

Para gerir aprovações, o Power Automate encaminha os pedidos através de decisões sequenciais ou baseadas em funções e regista os resultados. Os eventos dos fluxos também acionam notificações, lembretes e atribuições de tarefas.

A integração com o SharePoint mantém registos de listas, documentos e resultados de aprovações em conjunto. O sistema liga o SharePoint, o Microsoft Lists e o Excel quando o processo exige.

Foi dada especial atenção à visibilidade operacional. O Power BI recebe linhas de conjuntos de dados, cria conjuntos de dados push e atualiza conjuntos de dados para relatórios e dashboards.

A solução foi organizada em módulos para permitir adicionar novos formulários, automatizações e integrações sem reconstruir todo o sistema. Foram incluídos documentação e formação para que a equipa do cliente possa gerir o sistema de forma autónoma.

Principais funcionalidades entregues

  • Aplicações Power Apps para pedidos e aprovações
  • Fluxos de aprovação sequenciais e baseados em funções
  • Gestão de listas e documentos do SharePoint
  • Emails, alertas, lembretes e notificações automatizados
  • Atribuição de tarefas e acompanhamento do estado dos fluxos
  • Integrações com Microsoft 365 e sistemas empresariais
  • Relatórios Power BI e dashboards operacionais
  • Resolução de problemas, testes, documentação e otimização de fluxos

Pode ser adicionado

+ Conectores personalizados + Conversas e canais do Microsoft Teams + Processamento de ficheiros .msg do Outlook + Gestão de dados de relatórios JSON + Formulários Power Apps adicionais + Novos módulos de aprovações e tarefas

Quem mais pode utilizar esta solução

Estas empresas têm uma tarefa semelhante e a mesma solução pode ser adaptada para ligar os seus pedidos, aprovações, registos e relatórios.

Uma empresa de contabilidade

Tarefa Gere trabalho de clientes, aprovações, emails, documentos e tarefas recorrentes da equipa.
Como a solução ajuda A solução liga fluxos de contabilidade a registos, atribuições de tarefas, notificações e relatórios.
Empresas de contabilidade

Uma consultora de recrutamento

Tarefa Coordena pedidos de recrutamento, registos de candidatos, aprovações, comunicações e trabalho atribuído.
Como a solução ajuda A solução encaminha processos de recrutamento, atualiza registos partilhados, envia alertas e apresenta a atividade operacional.
Serviços empresariais

Uma empresa de serviços administrativos

Tarefa Gere pedidos, aprovações, registos, relatórios e processos repetitivos de introdução de dados.
Como a solução ajuda A solução liga formulários, etapas de fluxo, tarefas, notificações e relatórios operacionais.
Serviços empresariais

Tecnologias utilizadas

PHP

Integração com SharePoint

O PHP permite a ligação aos recursos do Office 365 e aos dados do SharePoint.

Python

Acesso à API da Microsoft

O Python permite o acesso à API da Microsoft, a autenticação e a comunicação HTTP.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Processamento de ficheiros do Outlook

JavaScript e TypeScript permitem processar ficheiros de mensagens do Outlook.

vgrem/php-spo

Recursos do Office 365

vgrem/php-spo (uma biblioteca PHP para o Office 365) executa operações de criação, leitura, atualização e eliminação através da API do Office 365.

microsoft-kiota-http

Pedidos à API da Microsoft

microsoft-kiota-http (uma biblioteca Python para comunicação com APIs da Microsoft) fornece a camada HTTP para os pedidos à API.

microsoft-kiota-authentication-azure

Autenticação da API

microsoft-kiota-authentication-azure (uma biblioteca Python para autenticação Microsoft) permite o acesso autenticado às APIs da Microsoft.

microsoft-kiota-abstractions

Abstrações da API

microsoft-kiota-abstractions (uma biblioteca Python para estruturas comuns das APIs Microsoft) suporta clientes de API Microsoft gerados.

Power Automate

Automação de fluxos

O Power Automate encaminha aprovações, atribui tarefas, envia comunicações, atualiza registos e liga sistemas empresariais.

Power Apps

Aplicações empresariais

O Power Apps fornece aplicações canvas ou orientadas por modelos para pedidos, aprovações, acompanhamento de tarefas e operações.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Dados e ficheiros empresariais

Estes formatos e plataformas armazenam, trocam e estruturam os registos, documentos e dados de relatórios utilizados pelos fluxos.

Integrações

SharePoint and Microsoft Lists

A solução lê e atualiza registos de listas, documentos, resultados de aprovações e o estado dos conteúdos.

Microsoft Teams

A solução cria conversas e canais e gere mensagens de chat para comunicação operacional.

Outlook

A solução suporta comunicações de fluxos relacionadas com o Outlook e ficheiros de mensagens.

Microsoft Forms

A solução recebe dados de formulários submetidos que iniciam ou apoiam fluxos.

Power BI

A solução envia linhas de conjuntos de dados e atualiza conjuntos de dados para relatórios e dashboards.

Microsoft Dynamics 365

O Power Automate liga processos de fluxo ao Microsoft Dynamics 365.

O resultado

Os pedidos avançam por etapas de aprovação visíveis

A área de pedidos e aprovações oferece à empresa um único local para submeter um pedido e acompanhar o respetivo estado de aprovação. Decisões de aprovação e resultados permanecem ligados ao pedido, em vez de serem tratados como mensagens separadas.

A estrutura por etapas suporta as regras de aprovação do cliente e facilita a revisão do estado atual do processo.

Como funciona

  1. O formulário de pedido contém os campos do pedido e regista as informações submetidas.
  2. O Power Automate encaminha o pedido pelas etapas de aprovação configuradas e regista as decisões e os resultados.
  3. A área de estado do fluxo apresenta o estado atual e envia notificações às partes interessadas quando ocorrem eventos.
  • Etapas de aprovação sequenciais
  • Decisões de aprovação baseadas em funções
  • Registos dos resultados dos fluxos
Área de pedidos e aprovações

Área de pedidos e aprovações

Funcionalidades neste ecrã
Criar fluxos de aprovação Configurar etapas do fluxo

Documentos e registos do SharePoint permanecem ligados

A área de trabalho do SharePoint combina registos de listas, documentos, resultados de aprovações e conteúdos atualizados. Automação de fluxos de documentos mantém as aprovações de documentos e as atualizações de registos no mesmo processo.

O conteúdo do SharePoint permanece parte do processo de aprovação, em vez de ser uma tarefa manual separada.

Como funciona

  1. A vista de lista do SharePoint apresenta os dados da lista.
  2. A biblioteca de documentos armazena documentos e disponibiliza ações de aprovação.
  3. O formulário de atualização de registos grava os registos e o estado dos conteúdos atualizados no SharePoint.
  • Dados de listas do SharePoint
  • Ações de aprovação de documentos
  • Estado dos conteúdos atualizados
Sugestão: O conteúdo do SharePoint permanece parte do processo de aprovação, em vez de ser uma tarefa manual separada.
Registos e documentos do SharePoint

Registos e documentos do SharePoint

Funcionalidades neste ecrã
Automação de fluxos de documentos Gerir dados armazenados no SharePoint

O trabalho atribuído e os alertas dos fluxos ficam visíveis

O dashboard de tarefas e notificações oferece aos gestores de operações uma visão direta do trabalho atribuído, prazos, lembretes e alertas. Atribuições de tarefas e acionadores de processos são apresentados juntamente com o estado do fluxo.

Isto ajuda a empresa a manter a comunicação operacional diária ligada ao trabalho que a originou.

Como funciona

  1. A lista de tarefas apresenta as atribuições e o respetivo estado no fluxo.
  2. Os campos de responsável e prazo ligam cada tarefa à pessoa responsável e ao respetivo momento.
  3. O feed de notificações regista notificações, lembretes e alertas gerados pelos acionadores do processo.
  • Atribuições de tarefas
  • Prazos
  • Estado de lembretes e alertas
Dashboard de tarefas e notificações

Dashboard de tarefas e notificações

Funcionalidades neste ecrã
Automatizar fluxos

A atividade operacional torna-se mais fácil de rever

O ecrã de relatórios reúne dados aprovados, resultados de fluxos, relatórios e análises numa única vista. Relatórios interativos e blocos de dashboard apoiam a revisão operacional sem reconstruir manualmente as informações.

A atualização dos dados mantém a vista de relatórios alinhada com os resultados disponíveis dos fluxos.

Como funciona

  1. Os filtros dos relatórios utilizam dados aprovados e resultados dos fluxos para definir a vista.
  2. A área de relatórios interativos apresenta relatórios e análises.
  3. Os blocos do dashboard apresentam os dados depois de o controlo de atualização os atualizar.
  • Filtros de relatórios
  • Área de relatórios interativos
  • Atualização de dados do dashboard
Nota: O Power BI pode receber linhas de conjuntos de dados, criar conjuntos de dados push e atualizar conjuntos de dados para esta camada de relatórios.
Relatórios e dashboards operacionais

Relatórios e dashboards operacionais

Funcionalidades neste ecrã
Gerar relatórios para análise

O que a solução proporciona

Com esta solução, a empresa pode:

  • Criar e gerir fluxos de aprovação no Power Apps
  • Ligar pedidos, registos, documentos, tarefas e relatórios no Microsoft 365
  • Atribuir trabalho e enviar notificações, alertas, lembretes e emails a partir de eventos dos fluxos
  • Manter registos e documentos do SharePoint atualizados através de processos automatizados
  • Rever dados operacionais aprovados em relatórios e dashboards
  • Manter e ampliar fluxos com componentes documentados e modulares

Os sistemas prontos poderiam fazer o trabalho?

Antes do desenvolvimento, a tarefa foi comparada com produtos prontos com base nas suas próprias descrições.

O que o cliente precisa Plataformas de fluxos Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Gestão de práticas Karbon Colaboração em documentos Progress ShareFile Solução personalizada
Criar Power Apps para operações — — —
Ligar sistemas Microsoft 365 — — —
Automatizar comunicações dos fluxos parcialmente
Fornecer relatórios e dashboards parcialmente parcialmente —
Adequar-se às regras do cliente: etapas, funções, relatórios parcialmente parcialmente parcialmente
Todas as etapas num só local — — —
Sem etapas manuais entre programas parcialmente parcialmente —

Com base nas descrições públicas dos produtos e da respetiva categoria.

As plataformas prontas de fluxos abrangem aprovações, automatização de tarefas e parte dos relatórios, enquanto as plataformas de gestão de práticas e documentos se concentram em operações mais específicas.

Um produto pronto é suficiente quando a empresa precisa apenas de uma destas funções. Este cliente precisava de ligações ao Microsoft 365, regras de fluxo próprias e relatórios num sistema coordenado.

As funcionalidades estão distribuídas por categorias de produtos distintas, e as ligações entre elas continuam a exigir configuração e trabalho de integração.

Em conclusão

Em conclusão, a solução foi criada para reduzir o trabalho manual desde um pedido de serviços profissionais até à aprovação e aos relatórios.

Perguntas frequentes

Está a pensar criar um sistema semelhante? Leia as respostas abaixo para ver como o Power Automate, o Power Apps, o SharePoint e os relatórios podem integrar-se num único processo empresarial.

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