Resumo
A empresa de contabilidade dedica tempo a consolidar ficheiros em mudança e a verificar relatórios recorrentes quanto a erros de cópia, fórmulas e utilização.
A solução tornou-se num fluxo Excel nativo que importa, valida, atualiza e apresenta os dados financeiros da empresa.
O software foi criado para reduzir o trabalho manual de reporting e fornecer à empresa relatórios de gestão mais claros.
História do cliente
O cliente é uma empresa de contabilidade da Alemanha. Prepara demonstrações financeiras, orçamentos e previsões a partir de dados Excel e CSV em constante mudança.
Também trata de reconciliações e dashboards de desempenho.
A empresa dedica tempo a combinar ficheiros de origem, verificar fórmulas e preparar relatórios recorrentes. A cópia de dados entre livros também cria oportunidades para erros de fórmulas e de utilização.
O pedido era simples: manter o processo dentro do Excel desktop nativo, combinar vários formatos de origem, criar dashboards e relatórios financeiros prontos para a gestão e tornar o livro utilizável por funcionários não técnicos.
A solução foi estruturada em torno de um fluxo controlado de importação e atualização, regras de reporting configuráveis, mensagens de validação claras e documentação. Os módulos foram organizados para que os contabilistas pudessem passar dos ficheiros de origem à análise, demonstrações e relatórios partilháveis num único livro.
O cliente pediu
- Trabalhar no Excel desktop sem suplementos de terceiros
- Criar dashboards, tabelas dinâmicas, gráficos e vistas de KPI
- Combinar livros Excel, folhas de cálculo, ficheiros CSV e tabelas coladas
- Tornar o livro fácil de manter por utilizadores Excel não técnicos
Porque o software pronto não se adequava
Os produtos gerais de folhas de cálculo fornecem gráficos, organização de dados e análise, mas não correspondem por si só às importações, transformações, reconciliações, atualizações e saídas de relatórios configuradas para esta empresa. Era necessário um livro personalizado para manter essas regras num único fluxo atualizável dentro do Excel desktop padrão, sem suplementos de terceiros.
Visão geral do projeto
A solução foi concebida com base nos ficheiros de origem e nas regras de reporting reais da empresa. Uma área de importação dedicada aceita livros Excel, folhas de cálculo e ficheiros CSV, enquanto um controlo de seleção de ficheiros evita caminhos codificados.
Para lidar com entradas inconsistentes, o fluxo limpa e normaliza os dados antes da análise. Também valida, reconcilia e elimina duplicados dos registos recebidos.
O fluxo de atualização recalcula as fórmulas e atualiza as áreas de reporting a partir dos ficheiros de origem atuais.
O dashboard reúne KPIs, tendências e variações numa única vista. Resumos semelhantes a tabelas dinâmicas e segmentações permitem aos gestores filtrar os valores sem recriar o livro.
O reporting financeiro foi organizado em secções separadas para Demonstração de resultados, Balanço, e Fluxo de caixa. Os itens correspondentes e as divergências assinaladas permanecem visíveis antes da partilha do relatório.
O fluxo de saída cria relatórios formatados e ficheiros PDF numa pasta organizada. Áreas de configuração, comentários, instruções e guias mantêm o livro compreensível para os utilizadores não técnicos da empresa.
Principais funcionalidades entregues
- Importação de Excel e CSV com um clique
- Limpeza, validação e eliminação de duplicados dos dados
- Fórmulas e cálculos de relatórios atualizáveis
- Dashboard de KPIs com gráficos e segmentações
- Tabelas de resumo semelhantes a tabelas dinâmicas
- Secções de Demonstração de resultados, Balanço e Fluxo de caixa
- Reconciliação financeira com divergências assinaladas
- Geração de relatórios PDF
- Pastas de saída organizadas e datadas
