Resumo
O grupo hoteleiro gere reservas, disponibilidade de quartos, operações com hóspedes, faturação e relatórios em toda a sua atividade hoteleira.
A solução tornou-se num sistema de reservas personalizado que liga as operações hoteleiras, a sincronização com OTAs, a faturação e os relatórios num só lugar.
O sistema foi criado para reduzir o trabalho manual e o tempo gasto a transferir informações de reservas entre tarefas e ferramentas hoteleiras.
História do cliente
O cliente é um grupo hoteleiro da Roménia. Gere unidades hoteleiras onde as equipas coordenam reservas, disponibilidade de quartos e chegadas de hóspedes.
A limpeza, a faturação e os relatórios fazem parte da mesma operação diária.
As equipas de reservas precisam de consultar o inventário de quartos e os detalhes das reservas, enquanto a receção e a limpeza acompanham o estado dos hóspedes e dos quartos. Os gestores e contabilistas também precisam de informações financeiras e relatórios.
O pedido era simples: gerir reservas e operações hoteleiras diárias num único sistema. As reservas diretas, a sincronização com OTAs, a faturação, os pagamentos e os relatórios também tinham de integrar a mesma solução.
A solução foi estruturada como um PMS hoteleiro modular, com ecrãs separados para disponibilidade, reservas, sincronização com OTAs, limpeza e relatórios de receitas. As regras de acesso, integrações e futuras extensões foram tratadas como parte da estrutura, e não como ferramentas separadas.
O cliente pediu
- Gerir centralmente os quartos, a disponibilidade e todo o ciclo de vida das reservas
- Gerir perfis de hóspedes, histórico, check-in, check-out e comunicações
- Ligar reservas diretas a OTAs e gestores de canais
- Gerir faturação, faturas, pagamentos, contabilidade e relatórios financeiros
Porque o software pronto não era adequado
Os produtos hoteleiros prontos abrangem operações de receção, reservas e limpeza. Também incluem finanças, relatórios e gestão de várias unidades, mas o seu modelo de acesso e combinação de funcionalidades podem não ser adequados a este grupo hoteleiro. Era necessário um sistema de reservas personalizado para reunir reservas, CRM e operações num único fluxo de trabalho. A solução também tinha de suportar integrações e regras de acesso, incluindo compatibilidade com sistemas antigos quando necessário.
Visão geral do projeto
A solução foi concebida com base em informações partilhadas sobre reservas, disponibilidade, operações de receção e relatórios. O inventário de quartos e o estado das reservas permanecem ligados enquanto a equipa acompanha cada reserva ao longo do seu ciclo de vida.
Para gerir a seleção de quartos, o ecrã de disponibilidade combina intervalos de datas, estado dos quartos e tipos de quarto. As preferências dos hóspedes e os detalhes da reserva completam a seleção, enquanto o calendário de reservas e os módulos de inventário mantêm as informações ligadas.
O gestor de reservas foi desenvolvido para as equipas de receção e reservas. Reúne a pesquisa de hóspedes, o estado da reserva, o check-in, o check-out e o histórico de reservas num único ecrã.
A sincronização com OTAs foi disponibilizada num monitor separado, com canais ligados, filas de alterações, registos e ações de repetição. Assim, as reservas novas, alteradas e canceladas ficam visíveis para a equipa de reservas.
A solução inclui também um quadro de limpeza e um painel de receitas. As ações de faturação e relatórios, as exportações e as ligações à contabilidade permitem aos gestores e contabilistas consultar informações operacionais e financeiras.
Principais funcionalidades entregues
- Calendário central de disponibilidade de quartos
- Seleção de quartos e reservas
- Gestão do ciclo de vida das reservas
- Perfis de hóspedes e histórico de reservas
- Acompanhamento de check-in e check-out
- Sincronização de reservas com OTAs
- Quadro de estado dos quartos para a limpeza
- Geração de faturas e relatórios
- Painel de receitas e ocupação
